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Digitalizzare Documenti

Gestione Digitale


La Digitalizzazione dei documenti è un processo di trasformazione dei registri in cartaceo, che segue una particolare verifica e registrazione per garantire l'identità tra il vecchio supporto in cartaceo e il nuovo registro digitale.

Il processo permette di avere una notevole riduzione di spazio, una maggior reperibilità dei documenti stessi e una durata nel tempo assai più lunga della carta, senza incorrere in costi aggiuntivi di conservazione.

In un periodo di forte crisi sul fronte delle risorse economiche emerge la necessità di costruire nuovi spazi di competitività per le aziende evitando sprechi di energie e di risorse ogni giorno più scarsi. Le soluzioni previste dalla finanziaria 2009 sono infatti state varate prevedendo la semplificazione dei processi di conservazione e di fatturazione, riducendo anche gli oneri amministrativi a carico delle imprese.

I riferimenti normativi in vigore sono: il decreto legge anti crisi DL 185/2008 che propone rilevanti modifiche alla precedente normativa (D.Lgs n. 82/2005 e D.P.R. n. 68/2005), introducendo delle novità sulla PEC (la Posta Elettronica Certificata) e conferendo un'ulteriore spinta ai processi di dematerializzazione del cartaceo.

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La conservazione sostitutiva consente di implementare la totale dematerializzazione dei documenti fiscali e non dell'organizzazione. L'inquadramento normativo oggi consente di avere equipollenza tra documento digitale e cartaceo rendendo il documento analogico un documento digitale con lo stesso valore legale. Per esempio: la cartella clinica di un paziente.

In questo modo i documenti rimangono legalmente validi nel tempo, mantenendo valore probatorio e fiscale, con il risultato di essere sempre raggiungibili, ovunque e senza costo operativo aggiuntivo.

La gestione documentale cartacea tradizionale è caraterizzata di processi molto lenti e impegnativi (stampa, copia, duplicati, archiviazione, immagazinaggio, disposizione, riciclaggio, ecc). Inoltre il documento cartaceo può essere smarrito, deteriorato, falsificato facilmente. Il documento digitale, invece, è ricco di vantaggi operativi, economici e competitivi.

Richiedici una valutaziione senza costo, ne impegno, per l'implementazione nella tua azienda.


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